Réussir ses recrutements et onboarding en remote, le replay 

Comment gérer ses RH en pleine crise ? Bonnes pratiques de recrutement, outils, diversité, onboarding… sont autant de dimensions qu’ont éclairé les invités du meetup Tech.Rocks en partenariat avec Platform.sh dédié au sujet, le 16 avril 2020. 

Speakers, who’s who ?

- Céline MÉCHAIN, VP People Ops chez Platform.sh, télétravaille quelle que soit la situation. Elle partage son expertise sur les RH à distance.   

- Amal KHEZAMI, Engineering Director chez Payfit, explique comment et pourquoi les structures ont tout à gagner à représenter la diversité de leurs clients à travers leur équipe. 

- Laurent GARNIER, expert en recrutement chez Solantis, donne sa vision sur les crises et leur gestion grâce aux talents. 

Ce meetup a été animé par Dimitri BAELI, fondateur de Tech.Rocks et ex-CTO de Lesfurets.com.

Quel est le phasage d’un processus de recrutement en remote ?  

Céline Méchain : "Platform.sh est société qui fonctionne en remote depuis ses débuts. En ce qui nous concerne, on présélectionne les CV grâce aux outils. Ensuite, on procède au premier entretien vidéo. À ce stade, l’idée est de mesurer a priori l’adéquation du candidat avec les valeurs et la culture de l’entreprise. On ne parle pas encore du niveau technique. Ensuite, un deuxième entretien a lieu, cette fois-ci, avec d’autres membres du personnel. Cela varie selon le poste. Quatrième étape, on formule l’offre et on vérifie les compétences.

Tout se passe en vidéo. Ce type d’échange pousse à se concentrer davantage sur les compétences du candidat. Lors d’un face à face dans un bureau, le risque est d’être orienté par un biais. À distance, cette notion est moins présente."

Amal Khezami : "Chercher à dépasser ses biais, ressembler à l’ensemble de ses utilisateurs sont essentiels. En l’occurrence, la diversité des équipes me tient à coeur. Cette dimension se résume trop souvent à de belles images. C’est peu profond. À mon sens, on doit essayer d’avoir une approche raisonnée pour que ce sujet ne soit ni case à cocher, ni une tendance. Selon moi, l’enjeu de la diversité est la créativité. Lors de l’une de mes expériences passées, on est parvenu à représenter nos utilisateurs dans une de nos équipes. Cela a conduit à avoir un engagement très important. Aller chercher des gens qui ont des points de vue différents, challenger ses biais amènent plus de richesse sur l’output, le produit final et aussi sur les façons de faire de l’équipe."

Quels types d’outils facilitent la structuration en remote ?

Céline Méchain : "Il existe toute une palette de solutions. Pour sourcer, il existe notamment des job boards dédiés au remote. Un qui marche bien pour les ingénieurs : Stack Overflow. On y trouve un bon volume de candidats de qualité. Welcome to the jungle fonctionne bien aussi.

Moins pratiques, les job boards où l’on doit sélectionner une localisation. Linkedin n’est pas adapté au remote par exemple. Parmi des détails, LinkedIn oblige à mettre un “lieu” physique pour une offre d’emploi. C’est parfaitement incompatible avec du remote !

Par ailleurs, pour éviter trop de communication par mail avec les candidats, j’utilise également un outil de gestion d’agenda. Une fois paramétré, il permet de simplifier la prise de rendez-vous."

Comment un CTO doit adapter son plan de recrutement en situation de crise ?   

Laurent Garnier : "Le CTO est légitime pour demander à sa direction ce qu’il en est de la stratégie d’entreprise. On revient à un des fondamentaux de la fonction RH : le Workforce planning. L’idée est d’aligner sa stratégie RH avec celle de l’entreprise. Il s’agit de comprendre l’arrêt de certains business, les transformations de méthodes et d’adapter son staffing, sa roadmap techno en conséquence.

Illustration par Tommy Dessine

Comment mieux représenter ses clients ?

Amal Khezami : "Le premier mindset à acquérir est : la diversité va de pair avec l’inclusion. La diversité, c’est être invité à la fête, l’inclusion c’est être invité à danser. À partir de là, on observe son équipe. On fait le bilan, où on en est en termes de représentation. On compare dans son écosystème les tendances en la matière. On mesure sa marge d’avancement et les efforts à fournir. 

L’étape suivante consiste à poser des objectifs en toute transparence et à embarquer la structure dans la même direction. On évite à tout prix de cocher des cases notamment avec les quotas. 

Vient ensuite le sourcing : où allons-nous chercher les candidats ? Aujourd’hui, il existe différents moyens pour en trouver, notamment dans les communautés. On peut aussi s’adresser aux cabinets de recrutement. Il faut être très explicite et leur expliquer les améliorations que l’on souhaite apporter.  On peut aussi explorer la relocalisation ou encore les personnes en reconversion. 

Lorsque son pipe est plus représentatif, arrive le recrutement. C’est le travail le plus délicat. Dans ce processus, je prends le plus grand soin de mettre les candidats en confiance. Je laisse, en l’occurrence, le choix du test technique. On évite ici de baisser la barre d’excellence, ça renvoie un mauvais message, un sentiment d’injustice au reste de la structure. Lors de l’étape suivante l’inclusion, on est vigilant à la tokenisation, le fait ici qu’un individu différent soit caractérisé en tant que tel, comme le breton de l’équipe. Il faut aussi favoriser les opportunités informelles, comme les événements. S’assurer que tout le monde peut participer aux mêmes afterworks sans pénaliser personne. L’inclusion se joue également au niveau du salaire. C’est important de rémunérer les gens de la même façon pour un même travail réalisé."

Quels tests techniques suggérez-vous lors du recrutement ? 

Céline Méchain : "On utilise un formulaire pour comprendre tout un nombre de points. On ne va pas demander au candidat de coder. On va plutôt parler d’un projet sur lequel il a travaillé. En réalité, le scénario de notre questionnaire mesure son niveau technique grâce à des questions très larges et d’autres plus pointues. Au-delà, on va plus chercher à cerner la personne et voir dans quelle mesure elle apprend vite."

Amal Khezami : "On offre les options. Les candidats peuvent soit répondre à une problématique chez eux, dans un Take Home Exercice ou réaliser un White Board Exercice ou même proposer un autre moyen pour faire la démonstration de leur compétence technique, sans outillage spécifique. En conséquence, leurs livrables montrent de quoi ils sont capables."


Laurent Garnier : "Je vois vraiment de tout chez nos clients, du test maison, du test papier, en live. Il y a eu une évolution assez forte vers plus de tests à distance. Ce qu’on nous remonte à propos de plateformes comme Codility, Hacker Rank et Coding Game - est la possibilité de paramétrer les tests de façon très fine. Elles permettent aussi aux recruteurs de faire passer des tests à des personnes qu’ils n’auraient pas sélectionnées naturellement."

Illustration par Tommy Dessine

Dans quel état d’esprit sont les candidats actuellement ? 

Laurent Garnier : "Selon les feedbacks que l’on a, les candidats sont plus disponibles pour échanger avec les entreprises et les cabinets. En général, les pro de la tech sont très sollicités. Là, Ils ont du temps à accorder. Certains sont plus passifs, attendent de voir ce qui va se passer avant d’entamer un processus d’embauche. On a aussi des réactions telles que j’aime bien ma boîte, ça va être difficile pour elle, je ne vais pas la quitter maintenant. D’autres encore étaient déjà sur une démarche de bouger. Ils la continuent parce que leur boîte ne leur donne pas satisfaction."

Comment procède-t-on à l'onboarding ? 

Céline Méchain : "Comme pour le recrutement, on a processus d'onboarding très structuré, documenté. Dès qu’une personne a signé une offre, on s’occupe de deux choses, l’administratif et l’équipement. On lui transmet un questionnaire dans lequel elle va renseigner tout ce qu’il y a à savoir sur la partie paie. Pour le matériel, on inventorie ce qu’on a à disposition, ce que la personne voudrait, s’il y a des commandes à faire. Et avant de nous rejoindre, la personne va recevoir le tout, avec un mot du président, des goodies…

On s’occupe de lui créer tous les comptes des outils. On lui programme les meetings avec les membres de son équipe. Et on lui attribue un buddy. C’est quelqu’un qui va s’assurer que la prise de poste se passe bien. Il répond à toutes les questions. Comment on s’adresse à untel ? Où sont les informations ? Comment se déroule les prises de décision ? 

On fait en sorte de ne laisser personne seule."

Illustration par Tommy Dessine

Dans quel état d’esprit sont les entreprises actuellement, en matière de recrutement ?

Laurent Garnier : "Les réactions sont assez variables. Il y a des secteurs dont les processus sont complètement fermés. Le travel, la mobilité sont, par exemple, très impactés. D’autres le sont moins, comme le e-commerce. Certaines fonctions aussi sont épargnées, les Ops sur l’infra ou la maintenance d’applications, continuent à embaucher. 

Globalement, les grands comptes semblent poursuivre ce qu’ils ont engagé, avec des aménagements à la marge comme des volumes de prestataires revus à la baisse. 

Ceci étant, on est dans un stand-by généralisé. La suite, on ne la connaît pas encore. Les entreprises n’ont pas vraiment de visibilité.

Quelles tendances d’emploi observe-t-on généralement durant les crises ?  

Laurent Garnier : "J’ai l’expérience de plusieurs crises : subprimes, 11 septembre, la bulle internet. Ce qui change aujourd’hui, tout s’est arrêté net. L’événement est plus subit. Je n’ai jamais vu un aussi grand saut dans l’inconnue.

On note dans les crises, au niveau de l’emploi, une première vague avec des licenciements et des personnes qui ont moins d’activités. Souvent, les grandes structures parviennent à l’absorber. Elles continuent à recruter dans la mesure où elles l’ont budgété depuis un certain temps. 

S’il y a une deuxième vague, avec des personnes qui se retrouvent encore sans travail six à huit mois après le début de la crise, ça peut se compliquer. Toutefois, mon sentiment, dans la tech ou le digital, on devrait être moins touché que d’autres secteurs. Si les gens doivent bouger, il vaut mieux le faire vite et ne pas attendre la deuxième vague."

Illustration par Tommy Dessine

Les entreprises doivent-elles continuer à recruter en remote ? 

Céline Mechain : "En ce qui nous concerne, nos activités sont menées à distance en temps normal. J’exerce mes activités de DRH en télétravail. Le process de recrutement est identique à celui qui se déroule dans un bureau. Ce contexte impose toutefois d’avoir de bons réflexes digitaux, d’être très structuré et de communiquer beaucoup quitte à être dans l’excès. C’est indispensable pour faire fi de la distance.

Laurent Garnier : "Nous recommandons de ne pas s’arrêter totalement. Le risque est d’avoir du mal à redémarrer. Si on a un peu de bande passante, il faut faire du pipe pour être prêt au moment venu. De surcroît, ça donne aussi une bonne image de l’entreprise. Ça envoie des messages positifs comme : notre stratégie est bonne, malgré la crise nous allons avoir une croissance. Qui plus est, il me semble important d’être honnête avec les candidats. Si les décisions d’embauche sont gelées, si le cycle de recrutement est plus long, il faut le dire clairement.

Illustration par Tommy Dessine

Un grand merci à tous les intervenants pour ces précieux conseils. D’autres enseignements à venir le 23 avril 2020, lors du meetup en mode Ask me Anything, intitulé Je suis passé•e en mode "warrior". Les invités vont expliquer comment ils ont musclé leurs performances malgré l’actualité.

 

Pour participer, inscrivez-vous : https://www.meetup.com/fr-FR/Meetup-CTO-Tech-Rocks/events/270079194/  

 

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