Meetup Tech.Rocks : comment manager en remote ? Le replay

Casque sur les oreilles ou pas. La communauté de tech leaders a répondu présente à l’invitation de Tech.Rocks et à son meetup sur le remote (... en remote). Jeudi 19 mars 2020, trois speakers se sont succédés à l’écran pour aborder toutes les questions que l’on se pose à l’heure où le travail à distance est brutalement devenu obligatoire. Résumé des débats.

Speakers, who’s who ?

Hugo Lassiège est l’un des trois co-fondateurs de Malt. Particularité, l’entreprise est multisite. Elle compte des bureaux à Paris, à Lyon, à Berlin, à Madrid… Le remote s’y est imposé depuis le début et atteignait les 4/5èmes pour certains collaborateurs (avant la crise du Covid-19).  

Mathilde Lemée est CTO et co-fondatrice de Jolimoi. Cette startup aussi a sa culture remote. L’équipe compte plusieurs parents, qui switchent souvent une fois par semaine. En outre, les services mettent en avant des partenaires, des indépendants du domaine du bien-être et de la mode, autant d’acteurs avec qui le lien s’entretient à distance. 

Julien Dollon, Director of Engineering à Oracle, dirige des équipes situées aux 4 coins du globe. Entre 100 et 150 ingénieurs basés aux États-Unis, en Chine, en Russie… à piloter en remote. Initialement peu convaincu par ce mode de travail, le manager s’y est mis et ne compte pas faire machine arrière.   

Depuis quand pratiquez-vous le travail en remote ?

Hugo Lassiège : « Nous l’avons mis en place dès la création de la plateforme en 2012, par choix. On partageait à l’époque cette pratique entre les trois co-fondateurs. Puis, il a fallu nous adapter constamment, pour accompagner notre développement. Nous avons donc itéré à plusieurs reprises et fait en sorte de bien gérer toute la dimension “organisation”. Aujourd’hui, nous sommes 200 ». 

Mathilde Lemée : « Jolimoi est ma deuxième expérience de remote. La première a eu lieu aux États-Unis dans une entreprise avec des équipes et des time zones complètement éclatées. On se voyait très peu en physique. C’était d’autant plus délicat pour la compréhension qu’il y avait plusieurs cultures différentes. D’un point de vue de la vie de famille, ça n’était pas toujours évident de gérer, avec des meetings sur des API à 1 heure du matin. J’ai appris le télétravail dans ce contexte ».  

Julien Dollon : « Ça fait deux ans que je pratique. Au départ, je n’y croyais pas du tout. J’étais ce genre de manager très présent, dans le contrôle. Quand il a fallu passer en remote, j’avais de l’anxiété sur le fait d’être toujours “relevant”. En réalité, la distance ne change rien du tout. Les personnes avec lesquelles vous travaillez sont les mêmes, avec les mêmes cerveaux. Quand on est un bon leader, en remote c’est pareil ».  

A quoi doit-on être particulièrement vigilant en Remote ?

Mathilde Lemée : « Le plus délicat à gérer est le fait que tout le monde ne travaille pas sur le même mode. Il y a d’un côté ceux qui ont des conversations orales directes parce que présents au bureau et de l’autre ceux qui sont en remote. En l’occurrence, nous demandons que ces échanges physiques soient restitués sur Slack.

Par ailleurs, s’assurer de la déconnexion ou de l’isolement de son équipe est important. Il faut veiller au rythme et plus encore à celui des full remote. En ce moment, en confinement, tout est fait pour que ça ne fonctionne pas avec les enfants ou les petits appartements. Toutefois, l’important est d’avoir un espace favorable, un espace-temps aménagé aussi au niveau des horaires. Il faut faire confiance, ouvrir des espaces de dialogue, ce plus que jamais ».

Hugo Lassiège : « D’expérience, l’économie à éviter est celle sur le matériel. Tout le monde doit avoir de bons casques et de bons micros, avec la qualité de son qui va avec. Il faut bien sûr un bon PC correctement configuré, un bon réseau. C’est essentiel pour le bien-être des équipes et pour entretenir le contact avec elles. 

Un autre point important est la santé. Le manager a ce rôle d’y veiller. C’est crucial, à long terme. On oublie donc le travail à l’extérieur, mauvais pour les yeux, sur un canapé, mauvais pour les poignets. On s’installe sur bonne chaise ».

Julien Dollon : « Selon moi, il y plusieurs cultures à transmettre pour que le travail en remote puisse fonctionner. La première est celle de l’empowerment. Ça consiste à rappeler en permanence à ses équipes : pourquoi elles sont là, où va le business, où on en est, le comment du pourquoi des choses. À partir de là, on peut laisser aux uns et aux autres leur libre arbitre, leur autonomie. Laisser la liberté, souvent aboutit sur de bonnes initiatives. Quand ça n’est pas le cas, on a toujours la possibilité d’ajuster avec des garde-fous. Les One-on-One sont utiles dans ce contexte. Ce sont des moments privilégiés, où l’on a la possibilité de s’aligner. Ce sont aussi de très bons outils pour sentir les signaux faibles, s’il y a le feu ou non.

Et puis, le remote fait souvent apparaître l’effet FOMO (Fear of Missing Out), à savoir la peur de manquer quelque chose. C’est pourquoi une autre culture à transmettre est celle de l’inclusion. On invite aux meetings tous les collaborateurs, même les profils qui ont tendance à être souvent écartés, comme les moins expérimentés ».

Le remote est-il aussi envisageable pour les activités type client facing ?

Mathilde Lemée : « On y arrive. On fait même beaucoup d’interviews avec les clients à distance. On parle beaucoup avec eux. La caméra fait, certes, perdre certaines informations (par rapport aux réunions physiques) mais nous arrivons tout de même à avancer entre nos clients, la partie Product et la partie Tech."   

Comment gérer la confiance et la cohésion ? 

Hugo Lassiège : « Nos équipes sont de taille moyenne avec un lien social fort. Le delivery est constant. On voit assez vite quand quelque chose est anormal, quand quelqu’un a tendance à se cacher. La confiance s’établit ainsi assez naturellement ».   

Des conseils à partager pour favoriser la communication à distance ?

Hugo Lassiège : « Ce que montre le travail en remote au niveau de la communication, c’est qu’elle doit s’améliorer. Il y a des habitudes à changer comme ces décisions prises à la pause clope. Ça ne marche pas. Il faut que tout le monde soit au même niveau d’information. Première règle en réunion : remote first. 

Comme canaux, nous utilisons des outils courants : Hangout et Zoom. On utilise la messagerie Slack qui nous permet entre autres la communication asynchrone et la réalisation de check up des équipes. On insiste auprès d’elles pour qu’elles alimentent le flux d’informations au sujet de leurs activités. Les smileys sont autorisés pour donner la tonalité des conversations.

Dans la pratique, pour gérer la communication asynchrone, on évite les channels privés. On essaie au maximum de ramener les gens sur les channels généraux. Et puis, on a plusieurs media à notre disposition (mail, téléphone…). Il faut savoir switcher de l’un à l’autre. Si un message traîne sur l’un, il faut le passer autrement. Dernière chose, il faut faire attention aux répliques types « je l’ai dit sur Slack » dans un contexte remote, ça ne tient pas ».

Julien Dollon : « Le fait de ne pas se voir crée de l’anxiété. L’autre culture sur laquelle jouer ici est la transparence. Aussi, je pense qu’il faut revenir à l’écrit à travers des runbooks, à propos de tous les sujets. À mon sens, il faut arrêter les meetings et favoriser l’écriture de l’histoire de son entreprise ».  

Mathilde Lemée : « Notre activité est particulière, dans le secteur de la recommandation beauté. Nous travaillons avec des partenaires essentiellement féminines indépendantes. Aujourd’hui, elles sont inquiètes. Pour pallier à ça, on multiplie les One-to-One, on discute avec elles. On entretient la proximité pour qu’elles puissent être plus rassurées sur la situation ».  

Existe-t-il un framework pour les One-to-One ?

Mathilde Lemée : « Avec l’équipe, Ils commencent toujours par les mêmes questions de base ensuite les sujets varient. C’est toujours très rempli. On évite de les faire au bureau, on change le cadre. Généralement on marche pour éviter que la conversation porte uniquement sur le contexte de travail ».

Julien Dollon : « Je suis tout à fait en phase avec Mathilde. Je leur dis “marchons ensemble” (pendant le One-to-One), chacun avec son téléphone. Ça m’arrive même de le faire sur mon tapis de course ». Par ailleurs, et c’est très important dans l’organisation, je fais des points avec chacun de mes direct reports chaque semaine, les lundis et mardis. Puis mes boss le mercredi. Ça me permet d’organiser la remontée d’infos du terrain, en mode bottom-up».

Gérer la vie pro et perso, comment est-ce possible ?

Mathilde Lemée : « Il y a plusieurs points sensibles à gérer, ce sont les enfants, les livraisons des uns, les rendez-vous des autres. Sur ce point, nous avons une règle, les gens disent clairement, « je prends une heure ou deux pour telles ou telles raisons. L’autre règle pour les parents consiste à ce qu’ils aient un endroit au calme couper de la sphère familiale. Le travail dans les cafés, au-delà deux trois jours, c’est exclu. On préfère payer un espace dans un coworking. 

Dans le contexte actuel, on fait en sorte que l’équipe s’auto-organise. On essaie de ne pas ajouter de stress. Si l’une d’entre nous dit : « je prends 30 min pour faire un Just Dance ». Elle les prend. Elle en a sans doute besoin pour se défouler, se vider la tête. On laisse faire ».

Hugo Lassiège« La pause. C’est crucial pour entretenir la dimension sociale. Il y a un mythe selon lequel télétravailler consiste à ne rien faire. En réalité, la problématique est plutôt de parvenir à bien établir la distinction entre vie perso et vie pro. Pour cela, il faut faire des pauses, c’est important ».

Julien Dollon« En ce qui me concerne, je déconseille la communication asynchrone. Il faut que tout le monde travaille sur une même time zone et puisse s’y retrouver à un moment. Une seconde mauvaise idée est de chercher à recréer le principe des open spaces sur Discord. Ça ne marche pas. C’était déjà à mon sens une erreur d’en faire dans les espaces physiques.  

Un mode de pause que je conseille, ce sont les happy hours. Vous vous réunissez, avec une quinzaine de personnes maximum, en fin de journée. Tout le monde prend un verre et discute de tout sauf de travail. Ça fait du bien ».

Comment se mène le recrutement à distance ?

Mathilde Lemée : « On y procède avec la vidéo. De notre point de vue, ça ne change pas grand-chose par rapport aux entretiens classiques. On est particulièrement sensible à l’état d’esprit du candidat, à l’état d’être, plus qu’aux hard skills.

Là où on l’on fait plus d’effort, c’est sur l’onboarding. Il se déroule en One-to-One. On vérifie que la prise de fonction se passe bien, que la personne dispose bien de toutes les informations dont elle a besoin ». 

Hugo Lassiège : « En ce qui nous concerne, La limite du remote est sur le mentoring. C’est plus délicat avec les profils juniors d’installer un principe de mimétisme ».

La conclusion de Tech.Rocks

Un grand merci à nos intervenants, Mathilde Lemée, Hugo Lassiège et Julien Dollon. Merci également à Nicolas Silberman pour l’animation. Et surtout merci à vous tous de nous avoir suivis ! Vous étiez plus de 250 en simultané pendant cette conférence. Pour ne manquer aucun de nos meetups, abonnés à notre groupe.

Prochains événements au moment de la publication de cet article → jeudi 26 mars, “Remote, épisode 2 : manager ses équipes sur la durée” et jeudi 2 avril “ask me anything” avec les fondateurs de Tech.Rocks, Francis Nappez (BlaBlaCar), Dimitri Baeli (lesfurets.com) et Nicolas Silberman (ex Mediapart).

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