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Les incontournables de l'organisation d'équipe #1 :

Impact Teams & OKR

14 Mai 2019 - Theodo/M33

Par Marie CRAPPE

Qu'est-ce que les OKR ?

OKR (Objectives & Key Results) désigne une méthode de pilotage par la valeur, avec des objectifs chiffrés, particulièrement popularisée par John Doerr (Google) :

https://blog.betterworks.com/keys-okr-success-qa-john-doerr/

Première partie

Impact Teams - Retour d'expérience par Meilleurs Agents

Nicolas BARON (CTO des Meilleurs Agents),
Christopher PAROLA (VP Product des Meilleurs Agents)

Pourquoi se lancer dans la méthode OKR & Impact Teams ?

La principale motivation citée pour se lancer dans cette nouvelle pratique est l’augmentation du niveau d’implication des équipes, à la fois grâce à la définition d’objectifs chiffrés mais aussi plus généralement au regain de sens du travail de chacun. L’organisation Impact Team remet en effet la finalité des développements au centre des projets et focalise les équipes sur l’impact direct et mesurable des développements plutôt que sur la complétion de projets eux-mêmes.

Et pourquoi ne pas se contenter des Feature Teams ?

Parce qu'elles se cristallisent autour de sujets fonctionnels et non de KPIs et il est possible de changer rapidement de KPIs selon le contexte de l’entreprise. Avec une approche purement fonctionnelle, on baisse en quelques sortes le degré de certitude sur le fait de travailler sur LE bon sujet au bon moment : autrement dit avec les Feature Teams on peut développer efficacement, mais les mauvais produits.

La mise en place de la méthode

L'appui du top management simplifie beaucoup le process mais le passage aux OKRs reste un changement organisationnel important et exige une petite révolution dans les mentalités. Notamment, le besoin d’acquérir de nouveaux réflexes a été souligné : prendre du recul et se poser des questions là où des décisions pouvaient être prises plus directement auparavant. De plus, cette mise en place amène de nouveaux sujets comme la gestion de la communication auprès du board. En effet, la méthode OKR est incompatible avec la présentation d’une roadmap bien établie sur 1 an ou plus, ce qui peut créer des frustrations sur le manque de visibilité en particulier auprès des personnes habituées aux plans d’actions à moyen et long termes.

Par ailleurs, pour permettre l’adoption de cette nouvelle pratique, Meilleurs Agents a établi un “contrat de confiance” avec les développeurs leur garantissant une bande passante pour la mise en qualité des projets, après les phases d’exploration. L’une des idées fondatrices du modèle Impact Team étant de tester des choses rapidement, les problèmes classiques de maintenabilité et de flexibilité des développements se posent naturellement. Ainsi, pour que les idées soient tout de même testées au plus vite sans créer de tension sur la dette, ce contrat se matérialise dès les tests par la création de tickets pour la suite : soit de nettoyage des développements en cas de rejet de l’idée, soit de refactoring en cas d’industrialisation. Notons que cette démarche demande une certaine pédagogie auprès des équipes non techs qui doivent bien saisir les tenants et aboutissants de ces refactorings.

Le RUN : Quel fonctionnement au quotidien ?

Chez Meilleurs Agents par exemple, tout le monde peut contribuer : une liste d’idées pour atteindre les objectifs est générée et les Product Managers doivent ensuite en tirer des actions. Pour obtenir une priorisation de ces initiatives, la méthode qu’ils utilisent est le scoring RICE pour “Reach - Impact - Confidence - Effort” :

À noter que les indices de confiance faibles peuvent donner lieu à des investissements malgré tout, par exemple en termes de User Research et ce justement afin d’augmenter le score lors d’une prochaine évaluation RICE.

Les principaux apprentissages et conseils pour se lancer

1 / Ne pas appliquer la méthode de manière rigide

Rester souple est primordial pour le succès de cette méthode : il faut accepter des sujets qui ne font pas partie du plan et/ou qui ne répondent pas directement aux objectifs fixés. Exemple discuté au cours du meetup : une augmentation soudaine des tarifs Google Maps peut justifier un besoin de réactivité, ne serait-ce que pour maîtriser les coûts et même si cela ne rentre pas dans le cadre des OKRs fixés.

2 / Soigner la communication

Le but étant d'itérer rapidement, l’un des risques de cette méthode est de passer beaucoup de temps en réunions... Pour éviter cela mais aussi pour préserver la confiance de toutes les parties prenantes, une communication forte et fiable et nécessaire ce qui passe notamment par :

- de la régularité, dès la mise en place des OKRs,

- du partage de données en toute transparence,

- et beaucoup de pédagogie, l’idée étant notamment de donner beaucoup d'explications pour éviter les frustrations

Exemples :

- Pourquoi tel test plutôt qu'un autre ?

- Pourquoi mon idée a-t-elle été écartée ?

- Nombre de features développées VS quel est l'impact des développements ?

3/ Mesurer l’avant et l’après OKR/Impact team

Il est intéressant de noter des indicateurs pour permettre une analyse objective des nouvelles pratiques. Cela peut par exemple passer par une mesure du temps passé dans les équipes sur les grands types de sujets : recrutement, OKRs (donc travail répondant directement aux objectifs) et maintenance / sujets annexes comme dans l’exemple précédent sur Google Maps. Le temps accordé à la partie OKR est alors une bonne mesure de la capacité d’innovation des équipes.

CONCLUSION

Parmi les résultats constatés suite à la mise en place des OKRs chez Meilleurs Agents, l’un des principaux est l’excellent niveau d'énergie des équipes : les intervenants décrivent des personnes responsabilisées et plus investies. Un autre avantage souligné concerne la capacité à “tuer des projets” avant leur industrialisation (donc avant d’y avoir consacré beaucoup d’investissements) et de cette façon de passer d’un manque de développeurs dans les équipes à un manque… de Product Managers ! Enfin, une augmentation de la diversité des sujets traités a été remarquée ainsi qu’une diminution des réunions, au bénéfice de prise de décisions plus rapides et plus data-driven.

Deuxième partie

Table ronde sur la mise en place d'OKR chez Dashlane, Datadog et Meilleurs Agents

Frédéric Rivain (CTO chez Dashlane),

Emmanuel Gueidan (VP Engineering & Site Lead chez Datadog),

Nicolas BARON (CTO chez Meilleurs Agents),

Christopher PAROLA (VP Product chez Meilleurs Agents)

Table ronde animée par Hervé Lourdin (CTO chez Videdressing)

Qu'est-ce qui a motivé la mise en oeuvre des OKRs dans vos équipes ?

Pour Datadog le point déclencheur a été le sentiment de perte du fil rouge avec l'enchaînement des sprints et le besoin en découlant de se reconnecter avec des objectifs de plus haut niveau.

Comment s'est passé le déploiement de cette nouvelle méthodologie ?

Dashlane a opéré le changement pour toute l’entreprise en mode “Big Bang” même si les apprentissages au fil des 3 années de pratique des OKRs ont nécessairement apporté leurs lots d’évolutions. A l’inverse, chez Datadog qui compte plus d’une quinzaine d’équipes, la mise en place s’est faite progressivement et non pas “one shot”, en adaptant les process jusqu’à une adoption complète (internationale). A noter qu’ils ont fait le choix d’OKRs englobant plusieurs équipes pour assurer un minimum de clarté et d’homogénéité, ce qui est aussi le cas de Meilleurs Agents. Ces derniers avaient cependant commencé par définir des OKRs pour chaque pôle (7 au total) sans uniformisation particulière, ce qui a posé des problèmes de priorisation en particulier dans le cas d’objectifs transerves aux équipes.

Comment former les équipes aux OKRs ?

Meilleurs Agents a intégré la présentation des grands objectifs de l’entreprise ainsi que des rappels sur la méthode OKR au process d’onboarding des nouveaux salariés. De plus, les réunions de revue des initiatives, ayant lieu toutes les 6 semaines, sont ouvertes à tous ce qui facilite l’acculturation. De manière générale, après trois ans la méthode de travail est rodée dans les équipes et les nouveaux sont donc facilement formés.

A quelle fréquence réviser les OKRs ?

Chez Dashlane, les OKRs sont définis de manière annuelle avec une révision tous les trimestres mais les différentes équipes conservent une bonne autonomie pour les challenger au fil de l’eau en cas de changement de contexte. Comme également souligné par Datadog, et par Meilleurs Agents en première partie de meetup, il est important d’être flexible dans la pratique des OKRs, en particulier dans la mesure où ceux-ci s’inscrivent dans un temps beaucoup plus long que les sprints auxquels la plupart des équipes sont habituées. Meilleurs Agents définit également ses OKRs annuellement, avec des révisions toutes les 6 semaines à l’aide du scoring RICE.

Des fiertés ou histoires particulières à partager ?

Emmanuel Gueidan est très satisfait de constater que des projets d’envergure sont livrés grâce à la cadence donnée par les OKRs. Cela rejoint le sentiment général de Meilleurs Agents et Dashlane sur l’implication des équipes et le fort intérêt pour les chiffres et ce qu’ils représentent : cette pratique a permis de repositionner tout le monde sur un pied d’égalité par rapport à ce que l’entreprise construit et de faire prendre conscience à toutes les équipes de l’impact de leur travail sur les produits utiles - et utilisés - qu’ils développent.

L'autre sujet faisant l’unanimité est celui de l’humilité par rapport à la méthodologie, et de la communication au fil de sa mise en place. Les différents Tech Leaders de la table ronde s’accordent pour dire que chaque entreprise doit prendre du recul par rapport aux “recettes” livrées par les GAFA afin de les adapter précisément à leur contexte, dans une démarche d’amélioration continue. Ils conseillent une grande transparence, beaucoup de pédagogie avec les équipes notamment pour bien faire comprendre que “tout ne rentre pas dans les OKRs” et une bonne maîtrise du nombre d’OKRs (2 ou 3 maximum par exemple au niveau entreprise) et de leur niveau d’ambition.

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