Comment je suis passé•e en mode warrior ? Replay meetup

Il fallait le faire. Les Tech Leaders sur la scène du meetup Tech.Rocks du 23 avril 2020 l’ont fait. Se mettre en mode warrior en plein confinement. Permettre à des services d’utilité publique de fonctionner comme il faut. Piloter des équipes (de héros).

Les speakers, who’s who :

- Aurore Malherbes CTO de Padok et ses équipes ont eu 5 jours pour mettre en œuvre l'infrastructure de la plateforme d’aide aux commerçants et aux entreprises commandée par BPI France.

- Thong Chhea, Director of IT Digital Operation chez Carrefour s’est, durant 3 semaines, focalisé avec ses équipes sur les performances de leur site de commande en ligne et ont permis à des milliers de familles de faire leurs courses comme si de rien n’était.

- Lars Klein, CTO chez Wingly (plateforme de coavionnage) et son équipe ont eux aussi développé en seulement quelques jours une solution dédiée au transport aérien de professionnels et de matériels médicaux pour Aviation Sans Frontière.

Ce meetup a été animé par Guillaume Postaire, Media Factory Director de France TV

Pourquoi vous êtes-vous mis en mode warrior ?

Aurore Malherbes : "Le 19 mars dernier, BPI France nous appelle Sipios et nous. L’organisme nous dit : « L’État vient de débloquer 300 milliards d’euros pour permettre aux banques d’attribuer des prêts aux entreprises et aux commerçants avec des taux garantis. Dans ce contexte, il nous faut une plateforme ». Une précision vient ensuite : ça doit être lancé le 25 mars, vous avez 5 jours. Là, on est à la fois super excité et super anxieux."

Lars Klein : "On a également eu un délai de 5 jours pour développer ce projet pour Aviation Sans Frontière. L’association était à la recherche d’un partenaire pour construire une plateforme afin de faciliter la mobilité des soignants sur le territoire français. Nous avons vite compris que l’on pouvait les aider grâce à notre expertise L’organisation souhaite une solution de transport d’urgence pour les soignants. Le principe est simple : il consiste à mettre en relation les médecins ainsi que du matériel médical avec des pilotes de l’aviation privée. C’est très proche de ce que nous faisons avec Wingly. Nous avons toute la connaissance pour répondre à la demande."

Thong Chhea : "Durant la première allocution du Président de la République sur la situation, on constate un pic de charge sur le site que je gère avec mes équipes. Il s’agit en l’occurrence du service de commande en ligne des livraisons à domicile et du drive. Côté front, le trafic y est multiplié par 7. Pendant deux heures, on a un important ralentissement de l’UX. Au même moment, on s’aperçoit aussi qu’on est le seul e-commerçant de la grande distribution alimentaire encore debout.

Ceci étant, on en vient à se dire qu’on ne va pas pouvoir supporter les pics à chaque fois, même si les équipes sont prêtes et en mesure de le faire."

Illustration par Tommy Dessine

Par où avez-vous commencé vos opérations d’urgence ? 

Aurore Malherbes : "On s’est posé avec mon associé. On s’est dit ok, on a un fort enjeu de trafic. Cette aide de l’État est attendue. On sait qu’il va y avoir de gros pics à gérer. Et puis, il faut que l’on apporte de la sérénité au public concerné, qui est sans doute stressé par la situation.

Impossible que la plateforme soit indispo et affiche une page d’erreur. On envisage les profils dont on va avoir besoin, comme un expert AWS, on retient aussi quelqu’un de calé en Gatling… Vu le délai, on décide de former une équipe resserrée, qui fonctionne super bien. On a travaillé à trois tech, dont moi en tant que CTO pour prendre la pression. Deux personnes sont venues nous rejoindre. La première a un profil plutôt pessimiste. Cela s’est avéré positif dans la mesure où il mettait le doigt sur tout ce qui n’allait pas. On a ainsi pu acquérir une vue d’ensemble très large. Le deuxième poussait à trouver des solutions et à prendre les risques."

Lars Klein : "Quand la demande d’Aviation Sans Frontière est tombée, on s’y est directement consacrés. On a arrêté nos projets en cours et on a commencé à imaginer la plateforme avec l’équipe produit. Il fallait envisager une toute nouvelle architecture, avec un principe plus ou moins SAAS. C’était un vrai challenge dans la mesure où tout a été développé from scratch en seulement quelques jours, nuits et week-ends inclus."

Thong Chhea : "Passer en warrior s’est fait de façon instinctive. Et par ailleurs, on a aussi des process de gestion de crise. Les équipes sont ainsi aguerries. On s’est organisé pour passer en mode confiné. On a identifié les membres du personnel qui pouvaient télétravailler ou encore ceux qui allaient accéder au VPN.

En 48 heures, on a mis en place une sorte de file d’attente sur le site, pour réguler l’accès. Les clients attendaient quelques minutes avant d’accéder aux services drive et de livraison à domicile."

Illustration par Tommy Dessine

Comment avez-vous gagné vos batailles ?

Aurore Malherbes : "Plusieurs choses, l’équipe comptait notamment un coach agile. Il a mis en place un Kanban à l’heure pour ce projet.Il nous a vraiment aidé à gérer le temps et à nous sortir la tête de certaines tâches quand il le fallait.

. Parfois, ça a dû être délicat de venir nous dire de passer à telle autre chose. Sans cette organisation, on n’aurait pas réussi à aller au bout.

Autre facteur clé, c’est le message qu’on a fait entendre aux clients : on va y arriver en 5 jours mais pour cela, il faut que vous nous suiviez dans nos décisions."

Thong Chhea : "On a dû contourner des canaux de décision hiérarchique. On a orienté les événements sur le ROI pour que les choses aillent plus vite. La disponibilité des services est alors devenue la priorité. En clair, si le front ne fonctionne pas, les entrepôts n’ont plus d’activités. Notre driver a été de minimiser au maximum les impacts sur le CA de l’entreprise. Nos principaux objectifs ont été la performance, la robustesse et la résilience des services en ligne.

Pour cela, on a créé différentes cellules où les Ops étaient centraux. Cette organisation a véritablement permis d’améliorer la performance. Nous avons d’ailleurs réussi à atteindre celle qui était fixée dans ma roadmap 2020. En trois semaines, on a fait ce qui était prévu en plusieurs mois. Pour y parvenir, on a aussi beaucoup échangé avec les fonctions métiers sur le terrain pour capter leurs besoins."

Illustration par Tommy Dessine

Que retenez-vous de cette expérience ? 

Aurore Malherbes"On a vécu 12 jours intenses de travail. On est content car avec un peu de recul, on se dit que le projet est utile et qu’il est aussi plutôt costaud. Cette crise nous a fait nous poser des questions sur le sens de notre métier. Ce projet a été l’occasion d’aider des gens de la vraie vie, des commerçants, de petites entreprises." 

Lars Klein : "À certains moments c’était assez stressant pour toute l’équipe mais ce projet est très gratifiant vu le nombre de professionnels soignants et d’appareils médicaux que la plateforme a permis de transporter. quand on voit combien d’entreprises ont également contribué au projet, ça fait plaisir d’avoir pu en faire partie. Au final, tout s’est extrêmement bien passé."

Thong Chhea : "Je me suis rendu compte de la nécessité de consacrer du temps pour régler la dette des infrastructures, de travailler sur leur performance et leur robustesse. On a amélioré notre UX de 40 %. Côté back office, on est capable de traiter 3 fois plus de commandes. On a réussi parce que l’objectif a été clair, avec une bonne maturité des Ops. Ceci étant, quand on se lance sur ce genre d’opération, c’est un jeu où l’on déplace les problèmes, sur la partie back office ou sur la charge du système de commande. il faut sans cesse trouver l’équilibre."

Illustration par Tommy Dessine

Bravo à eux trois et à tous les warriors tech qui assurent depuis le début de la crise, font en sorte que les activités tournent. Pour en savoir plus sur le défi relevé par l’équipe d’Aurore Malherbes, on vous invite à lire cet article : https://www.padok.fr/blog/pret-garanti-etat-bpifrance

 

Le prochain meetup Tech.Rocks a lieu le 30 mars 2020. De nouveaux intervenants vont, cette fois-ci, partager leur vision du leadership en temps de crise. Toutes les informations pour vous inscrire : https://www.meetup.com/fr-FR/Meetup-CTO-Tech-Rocks/events/270198208/  

Tous Les Articles
×

Vous y êtes presque...

Nous venons de vous envoyer un e-mail. Veuillez cliquer sur le lien contenu dans l'e-mail pour confirmer votre abonnement !

OK